A.I. binnen de Microsoft programma's

Wil je je productiviteit verhogen binnen Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams? Lees dan snel verder. In dit artikel zet ik voor jou op een rij hoe je dit heel makkelijk realiseert via handige nieuwe  A.I. slimmigheden binnen deze programma’s zelf. A.I. kan bijvoorbeeld helpen bij het automatisch analyseren van gegevens in Excel, waardoor je kostbare tijd bespaart. Daarnaast kunnen slimme functies in Word je helpen bij het maken van professionele documenten en het automatiseren van repetitieve taken. Hieronder zoom ik per Microsoft programma in op enkele handige A.I. tools binnen Microsoft die ik nu zelf ook gebruik.

Overzicht van de A.I. slimmigheden binnen Microsoft Word voor meer productiviteit

Microsoft Word is een krachtige tekstverwerker die veel meer kan dan alleen woorden en zinnen typen. Met A.I.-slimme functies kun je je productiviteit verhogen en sneller documenten maken. Een van de handige functies is de mogelijkheid om automatisch de opmaak van een document aan te passen op basis van de inhoud. Hierdoor kun je snel en gemakkelijk professioneel ogende documenten maken zonder al te veel tijd te besteden aan het handmatig opmaken van tekst en afbeeldingen.

Een andere handige functie is de mogelijkheid om tekst te vertalen. Met de ingebouwde A.I.-vertaalfunctie kun je eenvoudig woorden, zinnen of zelfs hele documenten vertalen naar een andere taal. Dit bespaart je tijd en moeite bij het vertalen van tekst. Ook kan je nu binnen Word zelf gebruik maken van bijv. ChatGPT om dingen op te zoeken of teksten voor je te schrijven. Zonder dat je daarvoor eerst weer naar ChatGPT moet gaan. Je kan gewoon in Word blijven.

Productiviteit verhogen met slimme A.I. tools in Excel

Excel is een veelgebruikt hulpmiddel voor gegevensanalyse en het maken van berekeningen. Een van de handige A.I. functies is de mogelijkheid om gegevens automatisch te analyseren en trends te ontdekken. Met één klik kun je inzichten krijgen in je gegevens en sneller beslissingen nemen. Je hoeft ook zelf niet langer formules in te voeren. Je typt je vraag en excel maakt er een formule van voor je en past dit toe. Een andere handige functie is de mogelijkheid om voortaan rechtstreeks data vanuit een foto in Excell in te voeren zonder dat je dat hoeft over te tikken.

Verbeter je presentatievaardigheden met A.I. in PowerPoint

Heel enthousiast ben ik vooral over A.I. binnen PowerPoint. Zo is er nu de mogelijkheid om automatisch de lay-out van je dia's aan te passen op basis van de inhoud. Hierdoor krijg je snel een professioneel ogende presentatie zonder dat je veel tijd hoeft te besteden aan het ontwerpen van dia’s. Een andere handige functie is de mogelijkheid om visuele elementen toe te voegen aan je dia's met behulp van A.I. Met één klik kun je afbeeldingen, pictogrammen en grafieken toevoegen die je presentatie visueel aantrekkelijker maken en je boodschap beter overbrengen. Ook ondertitelt A.I. je presentatie voor je in de gewenste taal terwijl jij presenteert. Er is nu zelfs een coachfunctie die jou helpt bij het oefenen als je je presentatie wil geven. Je krijgt bijvoorbeeld aanwijzigingen of je te snel of te langzaam spreekt en te vaak uhhh zegt bijvoorbeeld.

Stroomlijn communicatie en organisatie met de A.I. tools in Outlook

Outlook is een veelgebruikte e-mailclient die ook kan worden gebruikt voor het beheren van agenda's, taken en contacten. Een van de handige A.I. functies is de mogelijkheid om e-mails automatisch te categoriseren en prioriteit te geven. Hierdoor kun je je inbox georganiseerd houden en belangrijke e-mails snel terug vinden. Een andere handige functie is de mogelijkheid om automatische antwoorden in te stellen. dit moet je niet verwarren met automatische afwezigheidsberichten maar het werkt wel hetzelfde. Met A.I. kun je aangepaste antwoorden maken en instellen voor veelvoorkomende vragen of verzoeken, waardoor je tijd bespaart bij het beantwoorden van e-mails. Ook kan je ChatGPT voor het schrijven van e-mailteksten en het opzoeken van dingen die je graag wil weten nu integreren in Outlook.

Verbeter je samenwerking en efficiëntie met A.I. binnen Teams

Teams is een populaire samenwerkingsplatform dat wordt gebruikt voor het chatten, vergaderen en samenwerken met collega's. Door A.I. hoef je nu niet langer urenlang bezig te zijn met het zoeken naar een juist moment voor een vergadering waarop iedereen kan. Een van de handige functies is de mogelijkheid om automatisch vergaderingen te plannen op basis van beschikbaarheid van deelnemers. Hierdoor kun je snel en gemakkelijk vergaderingen plannen zonder heen en weer te hoeven e-mailen. Ook kan je in het nieuwe Teams nu werken met vertaalde ondertitels. Als jij bijv. in het Engels vergadert en je Engels is minder goed dan het Nederlands, dan kan je bijv. aangeven dat jij alles in het Nederlands ondertiteld wil zien. Of omgekeerd als jij liever in het Nederlands presenteert dan kan dat, en kunnen de ontvangers in hun eigen taal de ondertiteling zien. En zo fijn dat je na afloop direct in Teams kan zien wie wanneer aan het woord was, Snel zoeken wanneer bijvoorbeeld jouw naam ter sprake kwam etc. Een andere handige functie is de mogelijkheid om bestanden te delen en samen te werken aan documenten in realtime. Met A.I.-slimme tools kun je eenvoudig documenten bewerken, opmerkingen toevoegen en wijzigingen bijhouden, allemaal in één geïntegreerde omgeving.

Conclusie: veel extra productiviteitspotentieel met de slimme A.I.-tools in Microsoft Office

Ik hoop dat bovenstaande je een beeld heeft gegeven van de mooie A.I. mogelijkheden die jouw productiviteit flink kunnen verhogen binnen Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. 

Online Cursus met demonstratievideo’s

Mocht je enthousiast geraakt zijn en nu ook willen weten en daadwerkelijk zien hoe je deze functies praktisch binnen de verschillende programma’s gebruikt, dan is het wellicht een idee om de online cursus hierover te volgen. In 30-45 minuten zie je in demonstratievideo’s hoe het werkt en kan je de stappen volgen zodat je binnen 1 uur ook alles uit de slimme A.I.-tools kan halen en je werk sneller en efficiënter kunt doen. 

De link naar de cursus tref je hier aan: